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Gestão inteligente de vale-transporte: descubra como fazer

22 de outubro de 2018

Gestão inteligente de vale-transporte: descubra como fazer

Dentre os diversos benefícios que as empresas fornecem aos seus colaboradores, o vale-transporte talvez seja o principal deles. Até pelo seu alto custo e por ser uma contrapartida prevista em lei, trata-se de algo intrínseco à contratação de pessoas e que, portanto, precisa ser administrado da melhor forma possível.

Nesse sentido, a gestão inteligente de vale-transporte se faz absolutamente necessária, e cabe aos gestores de RH buscarem por formas de melhorar esse processo. Confira neste artigo tudo o que você deve saber para que o gerenciamento desse benefício aconteça de maneira inteligente!

Por que melhorar a gestão de benefícios?

O gerenciamento de benefícios diz respeito a todo o processo de identificação, definição, planejamento, acompanhamento e pagamento de quaisquer benefícios aos colaboradores de uma empresa.

Dentre esses benefícios, alguns são de caráter obrigatório, regulamentados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), como o FGTS, o adicional de férias, o décimo terceiro salário e o vale-transporte.

Porém, algumas empresas optam por disponibilizarem outros tipos de benefícios, como forma de melhorar a qualidade de vida de seus empregados e buscarem diferenciação em relação às concorrentes. Oferecendo alguns como subsídios para academia, cursos de inglês e planos de saúde extensivos aos dependentes, as empresas esperam se tornar mais competitivas e, assim, atrair e reter os grandes talentos.

Agora, pense na quantidade de colaboradores e de benefícios que podem ser oferecidos. Quanto mais empregados houver na empresa, maior será a dificuldade de controlar todo esse processo. São valores que, apesar de serem recorrentes, podem mudar de um dia para outro, seja porque pessoas foram contratadas ou demitidas, seja porque se optou por mudar um fornecedor, seja porque o governo fez alguma alteração na legislação.

Desse modo, é papel fundamental dos profissionais de gestão de pessoas estarem atentos a esse gerenciamento, para que tudo aconteça conforme o esperado. Por exemplo, imagine certo grupo de trabalhadores que, por algum problema, ficou sem receber o vale-alimentação em mês. Consegue avaliar o transtorno?

Além disso, a boa gestão pode influenciar diretamente na redução de custos e na auditoria de utilização dos benefícios ofertados. Com o controle mais ativo, é possível identificar oportunidades, negociar melhores contratos com os parceiros e, principalmente, ter ciência da efetividade da percepção de valor por parte dos empregados.

Como fazer a gestão inteligente de vale-transporte?

Provavelmente, você já vivenciou diversas dificuldades para fazer o gerenciamento dos vale-transportes na sua empresa, correto? É um processo bastante trabalhoso e que pode estar sujeito a inúmeros erros. Afinal, são muitos funcionários que, por vezes, precisam de transportes que devem ser contratados junto a diversos fornecedores, com valores diferentes. Isso sem falar em colaboradores novos, demissões, descontos por períodos de férias etc.

A utilização do vale-transporte deve ser feita apenas com a finalidade do deslocamento para a empresa e também é vedado que o funcionário repasse o benefício a um terceiro.

Agora, esse cenário fica ainda mais complexo no caso de a empresa ter diversas filiais em cidades distintas. As operadoras não são as mesmas, os sistemas de compra do benefício são diferentes e complicados, tornando a etapa da compra de créditos excessivamente difícil.

Nesse sentido, estabelecer um controle rígido e automatizado de todo o processo é algo que sua empresa precisa avaliar, pois tende inclusive a economizar. Veja o caso de um empregado que não utilizou todo o saldo disponibilizado a ele. Se você fizer a recarga automática, a empresa perde dinheiro, uma vez que sua obrigação seria apenas de completar o saldo para o próximo período.

Quais as vantagens de implementar um Sistema de gestão de vale-transporte na empresa?

Em virtude de todas essas questões, contar com um sistema para fazer a gestão inteligente de vale-transporte se torna até imprescindível. Esse tipo de solução permite uma série de vantagens, como a recuperação de saldos não utilizados e seu aproveitamento.

Há também como fazer uma integração com os sistemas de gestão (ERP) já utilizados pela empresa e com os portais de compra de crédito das operadoras de transporte público nas cidades, facilitando a operação.

Quando esse trabalho precisa ser feito de forma manual, com planilhas, além de ser praticamente inviável quando se tem muitos funcionários, a empresa fica sujeita a diversos tipos de erros, que podem ser cometidos sem intenção, mas também por má fé.

Um bom sistema igualmente vai oferecer a possibilidade de conhecer as melhores rotas de transporte para cada colaborador, fazendo com que também seja possível economizar nesse quesito. Além, é claro, de todas as operações ficarem registradas e disponíveis para que se faça uma análise do histórico de dados. Isso é importante, tanto para verificar se há opções mais econômicas, quanto para eventuais auditorias e outras verificações que podem ser necessárias ao longo do tempo.

É possível integrar esse benefício e outras alternativas?

O vale-transporte como benefício é uma prerrogativa legal e as empresas precisam se preocupar em como o deslocamento das pessoas nos trajetos entre suas casas e os locais de trabalho acontecem. Isso tem impacto direto na qualidade de vida dos empregados. Hoje, grande parte das pessoas no Brasil passa uma parcela significativa do dia presa no trânsito, o que as desmotiva e diminui a energia produtiva.

Por isso, é importante também incentivar outras soluções de mobilidade para além da do transporte público tradicional, buscando alternativas para essas viagens, como a utilização de bicicletas e caronas colaborativas, como forma de complementar a matriz de opções. Para fazer um estudo a respeito da mobilidade dos seus colaboradores, busque sempre o apoio de empresas especializadas e experientes no mercado.

Caso sinta necessidade, busque um parceiro para auxiliar nesse processo de gestão de benefícios e mobilidade urbana. É recomendável contar com a ajuda de uma empresa que conheça o poder de uma gestão de recursos bem-feita e que esteja preparada para garantir a integração entre o conhecimento técnico do assunto e os processos e tecnologia de cada cliente.

Quer saber mais a respeito deste assunto? Veja um estudo de caso que mostra como o Grupo TPC conseguiu economizar mais de 1,7 milhão de reais fazendo um gerenciamento eficiente da oferta de vale-transporte aos seus colaboradores!